Administratör/Receptionist - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Fastighetsavdelningen är en av tolv avdelningar inom det gemensamma verksamhetsstödet. Vi
ansvarar bland annat för KTH:s lokalförsörjning, miljöledningssystem, lokalvård, servicefunktioner/
hantverk, fysisk säkerhet, post och paket samt växel. Vi är indelade i sex grupper som leds av respektive gruppchefer. Tjänsten som administratör/receptionist är placerad i Kansligruppen som bemannar KTH:s växel, det gemensamma verksamhetsstödets reception, KTH Entré och kortexpedition. Vi hanterar även gemensamma inköp och bistår med administration av servicetjänster inom verksamhetsstödet.

Arbetsuppgifter

Som receptionist bemannar du både det gemensamma verksamhetsstödets reception såväl som KTH Entré enligt schema. KTH Entré är en huvudkontaktpunkt för KTH. KTH Entré är ett samarbete mellan avdelningen för Utbildningsstöd, Fastighetsavdelningen samt IT-avdelningen. En plats där vi hjälper besökare med alla sorters ärenden t ex utbildningsfrågor, hänvisningar, försäljning av Profilprodukter, IT-ärenden och utlämnande av passerkort m.m. KTH Entré hanterar ärenden för nationella och internationella studenter, anställda, gäster och allmänheten.

I receptionen för det gemensamma verksamhetsstödet är du besökarnas första kontakt och du hjälper dem hitta till rätt person eller möteslokal. Som receptionist hjälper du till med påfyllning av kaffemaskiner, brygger och levererar kaffe till mindre möten, felanmälningar i byggnaden, beställning av blommor, bud, taxi, introduktion av nyanställda och annat som personalen behöver hjälp med. Receptionen tillhandahåller service till hela verksamhetsstödet.

Du kommer även vara en resurs för KTH:s växel där du besvarar och vidareförmedlar inkommande samtal, tar emot meddelanden, uppdaterar information i växelsystemet samt hjälper KTH:s anställda med telekonferenser och hänvisning av telefonanknytningar.

Övriga likvärdiga serviceuppgifter kan förekomma och du förväntas ta dig an dessa med ett flexibelt och serviceinriktat förhållningssätt.

Vi söker dig som har en gymnasial utbildning och som tidigare har arbetat i reception och växel. Då KTH är en internationell arbetsplats där du dagligen möter personer som inte talar svenska är det meriterande om du har mer dokumenterade kunskaper i engelska än det som krävs för grundläggande högskolebehörighet. Det är även meriterande om du tidigare har arbetat inom högskolesektorn.

I din roll kommer du möta många olika människor som behöver din hjälp på olika sätt. Det är därför viktigt att du har en god samarbetsförmåga och är serviceinriktad med fokus på att lösa problem. Arbetsbelastningen varierar ofta och vid terminsstart är det alltid som mest att göra. Det är därför viktigt att du är stabil och klarar av att arbeta med hög arbetslastning och stressiga situationer i perioder. Du behöver även vara flexibel för att kunna ställa om vid oväntade händelser och arbetsuppgifter.

Stor vikt läggs vid personliga egenskaper.

Vi erbjuder

• En anställning på ett ledande tekniskt universitet som skapar kunskap och kompetens för en hållbar framtid
• Engagerade och ambitiösa kollegor samt en kreativ, internationell och dynamisk miljö

Läs mer om hur det är att arbeta på KTH.

Kvalifikationer

Krav

• Gymnasieutbildning
• Tidigare arbete i reception och växel

Meriterande

• Engelska utöver det som krävs för grundläggande högskolebehörighet, då goda kunskaper i engelska krävs i det dagliga arbetet
• Tidigare arbete i högskolesektorn

Vi kommer lägga stor vikt vid personliga egenskaper.

Fackliga representanter

Du hittar kontaktuppgifter till fackliga representanter på KTH:s webbsida. 

Ansökan

Du ansöker via KTH:s rekryteringssystem. Du som sökande har huvudansvaret för att din ansökan är komplett när den skickas in. Ansökan ska vara KTH tillhanda senast sista ansökningsdagen vid midnatt, CET/CEST (CentralEuropean Time/Central European Summer Time).

Om anställningen 

Anställningen gäller tillsvidare enligt avtal.
Anställningen inleds med sex månaders provanställning.

Övrigt

Strävan efter jämställdhet, mångfald och lika villkor är både en kvalitetsfråga och en självklar del av KTH:s värdegrund

För information om behandling av personuppgifter i samband med rekrytering läs mer här.

Vi undanber oss direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av platsannonser.