Kvalificerad administrativ koordinator till SciLifeLab

Vill du bidra till SciLifeLab:s administrativa kvalitetsarbete i en akademisk miljö? Välkommen att söka till oss på SciLifeLab Operations Office!

Om SciLifeLab

SciLifeLab är Sveriges nationella forskningscenter för molekylära biovetenskaper. Vi har ett uppdrag från regeringen och verksamheten drivs utan vinstintresse som samarbete mellan de grundande universiteten KTH, KI, SU och UU samt Sveriges flesta övriga universitet. Samarbetet över universitetsgränserna skapar synergieffekter som driver forskningen framåt och de högteknologiska metoderna möjliggör forskning som annars inte vore möjlig i Sverige. På SciLifeLab applicerar vi inte bara den senaste och mest avancerade tekniken, vi bidrar till att ta fram den.

Om avdelningen/gruppen

I den här rollen tillhör du avdelningen som arbetar med lednings- och verksamhetsstöd för SciLifeLab:s nationella uppdrag, Operations Office. Vi är totalt 35 medarbetare som är anställda vid KTH eller Uppsala universitet varav 20 som jobbar på vår avdelning på SciLifeLab (KTH).

Du blir anställd av KTH och din arbetsplats blir på SciLifeLab i Solna.

Arbetsuppgifter

Tjänsten är en central roll på SciLifeLab med fokus på att stödja vår ledning i det administrativa arbetet. Rollen är mångfacetterad och arbetsplatsen är spännande och dynamisk vilket gör att arbetsuppgifter kan komma att förändras i takt med SciLifeLab:s utveckling som nationell resurs.

Arbetet innebär en kombination av självständiga och rutinmässiga uppgifter med många kontaktytor såväl internt som externt.

Du kommer i rollen bland annat att:

• Koordinera flera beslutande organ och mötesforum. Detta innebär till stor del att planera möten där du tar fram dagordning, datumplanerar, skickar ut kallelser, ser till att underlag finns tillgängliga inför möten, för mötesanteckningar och skriver protokoll
• Bereda beslutsdokument och löpande övervaka beslut, säkerställa att besluten kommuniceras samt diarieföra och arkivera
• Medverka i planering och uppföljning av SciLifeLab:s verksamhetsplan
• Vara delaktig i SciLifeLab:s kvalitetsarbete där du tar fram dokumentation av processer och rutiner
• Vara delaktig i vårt utvärderings- och utredningsarbete
• Hantera remissvar m.m.

Vi erbjuder 

• En anställning på ett ledande tekniskt universitet som bidrar till en hållbar framtid
• En kreativ, internationell och dynamisk miljö
• En statlig anställning med goda arbetsvillkor
• Stort eget ansvar i din yrkesroll

Läs mer om hur det är att arbeta på KTH samt våra förmåner.

Kvalifikationer

Krav

Du ska ha

• Akademisk examen som arbetsgivaren bedömer som relevant
• Arbetslivserfarenhet av administrativt stöd till ledande personer och/eller till grupper
• Bra kunskaper i svenska och engelska samt kunna uttrycka dig obehindrat i tal och skrift i båda språken då det används i det dagliga arbetet
• Mycket god stilistisk förmåga
• Mycket goda kunskaper av att arbeta i digitala administrativa system samt god förmåga att själv organisera information och data systematiskt

Personliga egenskaper

Vi söker dig som är självgående och som trivs och får energi av att arbeta i händelserika, dynamiska miljöer. Du gillar när det händer saker där du snabbt behöver kunna ställa om likväl som att säkerställa att det blir kvalitet i vårt administrativa arbete.

Du är ansvarstagande och driftig och har lätt för att strukturera och planera ditt arbete.

Som kollega är du välformulerad, lyhörd och prestigelös och har lätt för att samarbeta med olika yrkeskategorier.

För att lyckas i den här rollen söker vi dig med fingertoppskänsla för service och kvalitetsarbete.

Meriterande

• Erfarenhet av administration och/eller kvalitetsarbete inom universitetsvärlden
• Erfarenhet av administration och/eller kvalitetsarbete inom statlig sektor
• Kunskap om regelverk inom statlig verksamhet
• Erfarenhet av diarieföring och arkivering
• Erfarenhet av hantering av remissvar

Vi kommer att lägga stor vikt vid personliga egenskaper i denna rekryteringsprocess.

Fackliga representanter

Kontaktuppgifter till fackliga representanter.

Ansökan

Du ansöker via KTH:s rekryteringssystem. Du som sökande har huvudansvaret för att din ansökan är komplett när den skickas in. Ansökan ska vara KTH tillhanda senast sista ansökningsdagen vid midnatt, CET/CEST (CentralEuropean Time/Central European Summer Time).

Om anställningen 

Anställningen gäller tillsvidare enligt avtal.
Anställningen inleds med sex månaders provanställning.

Övrigt

Strävan efter jämställdhet, mångfald och lika villkor är både en kvalitetsfråga och en självklar del av KTH:s värdegrund

Tester kan komma att tillämpas i denna rekryteringsprocess.

För information om behandling av personuppgifter i samband med rekrytering.

Om anställningen är placerad i säkerhetsklass, krävs en godkänd säkerhetsprövning i enlighet med säkerhetsskyddslagen (2018:585) för att bli behörig. Information om tjänsten är placerad i säkerhetsklass ges i samband med rekryteringsprocessen.

Vi undanber oss direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av platsannonser.