Administratör/Receptionist

Fastighetsavdelningen är en avdelning inom verksamhetsstödet med ungefär 100 medarbetare. Vi
ansvarar bland annat för KTH:s lokalförsörjning, miljöledningssystem, lokalvård, servicefunktioner/
hantverk, post och paket samt växel. Vi är indelade i fem grupper som leds av respektive
gruppchefer. Tjänsten som administratör/receptionist är placerad i Kansligruppen som bemannar KTH:s växel, reception, KTH Entré och kortexpedition. Vi hanterar även gemensamma inköp och bistår med administration av servicetjänster inom verksamhetsstödet.

Arbetsuppgifter

Som adminstratör/receptionist i kansligruppen bemannar du det centrala verksamhetsstödets reception såväl som KTH Entré enligt schema. KTH Entré är en huvudkontaktpunkt för KTH. KTH Entré är ett samarbete mellan avdelningen för Utbildningsstöd, Fastighetsavdelningen samt IT-avdelningen. En plats där vi hjälper besökare med alla sorters ärenden t ex utbildningsfrågor, hänvisningar, försäljning av Profilprodukter, IT-ärenden och utlämnande av passerkort m.m. KTH Entré hanterar ärenden för nationella och internationella studenter, anställda, gäster och allmänheten.

I receptionen för verksamhetsstödet är du besökarnas första kontakt och du hjälper dem hitta till rätt person eller möteslokal. Som receptionist hjälper du till med påfyllning av kaffemaskiner, brygger och levererar kaffe till mindre möten, felanmälningar i byggnaden, beställning av blommor, bud, taxi, introduktion av nyanställda och annat som personalen behöver hjälp med. Receptionen tillhandahåller service till hela verksamhetsstödet.

Du kommer även vara en del av KTH:s växel där du besvarar och vidareförmedlar inkommande samtal, tar emot meddelanden, uppdaterar information i växelsystemet samt hjälper KTH:s anställda med telekonferenser och hänvisning av telefonanknytningar.

Övriga likvärdiga serviceuppgifter kan förekomma och du förväntas ta dig an dessa med ett flexibelt och serviceinriktat förhållningssätt.

Vi erbjuder

• En anställning på ett ledande tekniskt universitet som skapar kunskap och kompetens för en hållbar framtid
• Engagerade och ambitiösa kollegor samt en kreativ, internationell och dynamisk miljö

Läs mer om hur det är att arbeta på KTH samt våra förmåner.

Kvalifikationer

Krav

• Gymnasieutbildning
• Tidigare arbete med serviceyrke (reception, växel, frontdesk, kundtjänst)

Personliga egenskaper

I din roll kommer du möta många olika människor som behöver din hjälp på olika sätt. Det är därför viktigt att du har en god samarbetsförmåga och är serviceinriktad med fokus på att lösa problem. Arbetsbelastningen varierar ofta och vid terminsstart är det alltid som mest att göra. Det är därför viktigt att du är stabil och klarar av att arbeta med hög arbetslastning och stressiga situationer i perioder. Du behöver även vara flexibel för att kunna ställa om vid oväntade händelser och arbetsuppgifter.

Meriterande

• Engelska utöver grundläggande behörighet. Engelska är en del av det dagliga arbetet.
• Tidigare arbete inom högskolesektorn.

Vi kommer lägga stor vikt vid personliga egenskaper.

Fackliga representanter

Kontaktuppgifter till fackliga representanter.

Ansökan

Du ansöker via KTH:s rekryteringssystem. Du som sökande har huvudansvaret för att din ansökan är komplett när den skickas in. Ansökan ska vara KTH tillhanda senast sista ansökningsdagen vid midnatt, CET/CEST (CentralEuropean Time/Central European Summer Time).

Om anställningen 

Anställningen gäller tillsvidare enligt avtal.
Anställningen inleds med sex månaders provanställning.

Övrigt

Strävan efter jämställdhet, mångfald och lika villkor är både en kvalitetsfråga och en självklar del av KTH:s värdegrund

För information om behandling av personuppgifter i samband med rekrytering.

Det kan förekomma att en anställning hos KTH är placerad i säkerhetsklass. Om så är fallet för just denna anställning görs en säkerhetsprövning av sökande i enlighet med säkerhetsskyddslagen (2018:585) efter samtycke. I dessa fall är en förutsättning för anställning att sökande blir godkänd efter säkerhetsprövning.

Vi undanber oss direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av platsannonser.