Dokumentsamordnare med inriktning registratur/arkiv - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Arbetsuppgifter

Som dokumentsamordnare (registrator/arkivarie) hos EECS kommer du att vara ett verksamhetsnära stöd till hela skolan gällande dokumenthantering samt se till att KTH:s regelverk gällande dokumenthantering efterlevs.

Du kommer att fungera som skolans registrator där arbetet inkluderar dagliga registratorsuppgifter så som diarieföring, bedömning gällande klassificering och registrering av allmänna handlingar i diariesystemet W3D3, postöppning, hantering av e-post, hantering av inkommande handlingar och arkivläggning av diarieförda handlingar. Ärendehanteringen är till stor del digital och du arbetar därför mycket vid datorn.

Som arkivarie arbetar du med att implementera fungerande rutiner gällande arkivhantering på EECS-skolan utifrån gällande lagar och styrdokument som tagits fram centralt av det gemensamma verksamhetsstödets arkivarier. Du kommer också arbeta med att självständigt driva, planera och genomföra ordnings- och förteckningsarbete samt arkivvård på EECS-skolan.

Service och bemötande är en viktig del av arbetet som dokumentsamordnare då det i uppgifterna ingår att ge råd, stöd i frågor som rör dokumenthantering till skolans anställda, liksom att vara behjälplig vid förfrågningar och utlämning av allmänna handlingar.

Du förväntas arbeta självständigt samt i nära samarbete med skolans verksamhetsstöd. Du kommer vara kontaktperson till Avdelningen för Dokumenthantering på GVS (Gemensamma verksamhetsstödet) som har det övergripande ansvaret för dokumenthantering på KTH.

Du kommer löpande att arbeta i vårt ärendehanteringssystem och besvara samt lösa ärenden åt verksamheten. Det ingår också att dokumentera och uppdatera system och intranät med rutiner och information. Eftersom enhetens verksamhet fortfarande är under uppbyggnad efter en omorganisation så kommer stort fokus initialt att ligga på att bygga upp och utveckla tjänster, rutiner, processer och information.

Tjänsten är placerad vid KTH:s huvudcampus vid Valhallavägen, dock förutsätter arbetet att du är mobil och kan arbeta på olika fysiska byggnader och platser inom skolan. Detta kan inkludera viss tjänstgöring vid vårt campus i Kista.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har högskoleutbildning med 60hp arkivvetenskap eller motsvarande dokumenterad arbetslivserfarenhet. Du ska ha datorvana och goda kunskaper i Officepaketets olika program. Du måste ha god kunskap om den lagstiftning och de förordningar som reglerar hanteringen av allmänna handlingar.

Dokumenterad erfarenhet av diarieföring i elektronisk miljö liksom erfarenhet av arkivarieuppgifter inom offentlig förvaltning är meriterande. Erfarenhet av ärendehanteringssystemet W3D3 och arkivförteckningssystemen KLARA och/eller VISUAL meriterar ytterligare.

För att lyckas med ansvarområdena behöver du vara strukturerad, noggrann, ha stort ordningssinne och arbeta självständigt. Stor vikt läggs på dina personliga egenskaper då du ingår i en arbetsgrupp där samarbetsförmåga är en självklar förutsättning.

Vi söker dig som har hög servicekänsla och som antar ett lösningsorienterat förhållningssätt till arbetsuppgifter och sammanhang. Du är positiv, bidrar till ett bra arbetsklimat, engagerar dig i vårt arbete med förbättringar och bidrar till nya sätt att arbeta. Du är en teamplayer som inte är rädd att hoppa in och hjälpa till där det behövs.

Du har goda kunskaper i svenska och engelska, i både tal och skrift.

Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet.

Fackliga representanter

Du hittar kontaktuppgifter till fackliga representanter på KTH:s webbsida. 

Ansökan

Du ansöker via KTH:s rekryteringssystem. Du som sökande har huvudansvaret för att din ansökan är komplett när den skickas in. Din kompletta ansökan ska vara KTH tillhanda senast sista dagen för ansökningsperioden.

Övrigt

Jämställdhet, mångfald och avståndstagande från alla former av diskriminering är både en kvalitetsfråga och en självklar del av KTH:s värdegrund.

För information om Behandling av personuppgifter i samband med rekrytering läs mer här.

Vi undanber oss direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av platsannonser.