Kursadministratör och lärarstöd med hög servicekänsla till KTH - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Arbetsuppgifter

Servicecenter består av 8 medarbetare som arbetar tätt tillsammans med service och stöd för att på bästa sätt stödja skolans kärnverksamhet inom service och kurs-lärarstöd. Då Servicecenters verksamhet är under uppbyggnad efter en omorganisation kommer fokus initialt vara på att tillsammans bygga upp ett gott samarbete inom gruppen samt genomlysning och utveckling av befintliga rutiner och processer.

I rollen som Kursadministratör och lärarstöd till KTH:s Servicecenter är du ansvarig för dina områden, du äger dina projekt och är navet i teamet. Du har många och varierande arbetsuppgifter, och är den koordinerande länken mellan Servicecenter och kärnverksamheten på Campus Albanova och Campus Solna (SciLifeLab). Du har ett övergripande eget ansvar på campus AlbaNova och SciLifelab gällande kvalificerad administration och stöd till lärare, examinatorer och studenter i utbildningsadministrativa frågor och ärenden. Du ansvarar även för administrationen av kurser, där du bland annat koordinerar schema, samt granskar och utvecklar rutiner och processer. I ansvarsområdena ingår också tentamenssamordning, vilket innebär tentaverifiering, salsplacering, utlämnande och mottagande av tentor samt nära kommunikation med utbildningskansli, tentamensvakter, examinatorer och lärare.  

Du ges möjligheten att identifiera och bedriva egna projekt, och att på eget initiativ utreda, analysera, utveckla och följa upp administrativa rutiner, dokument och processer inom ditt område.

Utöver detta arbetar du även med att organisera och delta i möten och evenemang både internt och externt. Du besvarar och ansvarar för dina ärenden via telefon, e-post, ärendesystem och över disk. Du gör inköp och direktupphandlingar, beställer catering, hanterar passerkort, bokar resor, samt koordinerar delar av disputationer.

I din roll kommer du att få möjligheten att muntligt delge information inför grupper av varierande storlek på plats eller digitalt. Stor del av din vardagliga kommunikation med våra målgrupper sker på engelska i både tal och skrift.

Arbetstiderna är vanligtvis kontorstider, med undantag vid tentamensperioder. Det innebär tidiga morgnar eller sena eftermiddagar samt vid enstaka tillfällen även lördagar.

Detta är ett vikariat fram till januari 2023.

Vi erbjuder

• En roll där du har stor frihet att lägga upp ditt arbete på det sätt som passar dig och verksamheten bäst.
• En spännande, mångfacetterad och utvecklande roll där du, tillsammans med engagerade kollegor arbetar för att ge vår kärnverksamhet högklassig service.
• En anställning på ett ledande tekniskt universitet som skapar kunskap och kompetens för en hållbar framtid.
• En kreativ, internationell och dynamisk miljö.

Läs mer om hur det är att arbeta på KTH.

Kvalifikationer

Krav

• Gymnasieutbildning
• Minst 2 års erfarenhet av en både serviceinriktad och administrativ roll där du haft eget ansvar, tagit egna initiativ och drivit egna projekt.
• God kommunikativ förmåga i svenska och engelska, då mycket kommunikation sker på båda språken.
• Goda kunskaper i Office-paket och god systemvana

Meriterande

• Tidigare erfarenhet av arbete i liknande roll inom universitet eller högskola.
• God vana i Ladok, Canvas samt ärendehanteringssystemet Edge

Personliga egenskaper

Eftersom du kommer delta i nätverk och ha mycket dialoger internt och externt krävs det att du har en utmärkt känsla för service. Du tar egna initiativ och ansvar för att utföra dina arbetsuppgifter på ett noggrant och kvalitativt sätt efter utsatta tidsramar, samt har en förmågan att prioritera mellan olika arbetsuppgifter. Du arbetar strukturerat, ser vad som behöver göras och driver dina processer vidare. Du tycker om att driva ditt arbete både självständigt och i grupp. Därtill har du en helhetssyn och ser till hela verksamhetens bästa i dina ageranden. För att fungera i denna roll är det även viktigt med en personlig mognad.

Vi kommer lägga stor vikt vid personliga egenskaper.

Fackliga representanter

Du hittar kontaktuppgifter till fackliga representanter på KTH:s webbsida.

Ansökan

Du ansöker via KTH:s rekryteringssystem. Du som sökande har huvudansvaret för att din ansökan är komplett när den skickas in. Ansökan ska vara KTH tillhanda senast sista ansökningsdagen vid midnatt, CET/CEST (CentralEuropean Time/Central European Summer Time).

Om anställningen

Anställningen gäller tidsbegränsat enligt avtal - till och med januari 2023, med tillträde enligt överenskommelse.

Övrigt

Strävan efter jämställdhet, mångfald och lika villkor är både en kvalitetsfråga och en självklar del av KTH:s värdegrund

För information om behandling av personuppgifter i samband med rekrytering läs mer här.

Vi undanber oss direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av platsannonser.