Administrativ Projektledare

Vi söker nu en administrativ projektledare till KTH:s Research Support Office som präglas av stort engagemang och ansvarstagande. Varmt välkommen med din ansökan!

Om avdelningen/gruppen

Avdelningen för forskningsstöd tillhandahåller strategiskt och operativt stöd inom extern
forskningsfinansiering, strategiska initiativ, samverkan, affärsjuridik och fundraising. Avdelningen består av ca 50 medarbetare och är indelad i fyra grupper. Läs gärna mer om oss i följande länk Forskningsstöd (RSO).

Vi söker nu en administrativ projektledare till gruppen Forskningsfinansiering. Gruppen ansvarar för rådgivning vid ansökningar om forskningsbidrag, handläggning av avtalsärenden för beviljade forskningsprojekt, administrativ projektledning vid genomförandet av EU-projekt som koordineras av KTH, stöd till EU-ekonomer samt exportkontroll och forskningsetik.  Vårt mål är att leverera ett bra stöd till verksamheten och bidra till att KTH:s forskare är framgångsrika inom extern forskningsfinansiering. Medarbetarna har stort eget ansvar för sina arbetsuppgifter samtidigt som vi samarbetar både i mindre team och brett med andra roller inom verksamhetsstödet samt med KTH:s forskare.

Vår huvudsakliga arbetsplats är på campus Valhallavägen.

Arbetsuppgifter

Som administrativ projektledare fungerar du som stöd till den akademiska forskningsledaren (PI) i EU-projekt där KTH är koordinator. Du fungerar som en länk mellan PI/KTH, projektets externa samarbetspartners och finansiären (EU). Du är administrativt ansvarig för projektet vad gäller avtalsefterlevnad, projektmöten, uppföljning och rapportering. Exempel på arbetsuppgifter som ingår i rollen:

• Projektuppföljning så som exempelvis leveranser enligt projektplanen, riskhantering, rapporter och avvikelser från projektplanen.
• Hantering och administration av eventuella större ändringar i kontraktet.
• Kommunikation med EU-kommissionens Project Officer samt spridning av dokument och relevant information till övriga partner i konsortiet.
• Praktiskt stöd till PI och konsortiet vid rapportering (peroidisk och slutrapportering), som exempelvis framtagning av projektanpassade mallar, insamling och sammanställning av underlag, inlämnande av projektrapporter till finansiären och vidareuppföljning av dessa efter finansiärens granskning.
• Visst stöd till projektets ekonom som har hand om kostnadsrapportering, uppföljning av budget och in-/utbetalda EU-medel.
• Assistans vid planering/schemaläggning, organisation, administration och genomförande av projektmöten i enlighet med avtal och projektets övriga behov (digitalt, hybrid och fysiskt), bl. a. vara behjälplig vid review möten som förekommer i samband med den periodiska rapporteringen.

I arbetet kan också ingå att, tillsammans med RSOs EU forskningsrådgivare, ge råd till forskare som ansöker som koordinator av EU-samarbetsprojekt, samt ge stöd i kontrakteringsprocessen efter godkänd ansökan i samarbete med EU-handläggare och jurist.
Du samarbetar också med övriga administrativa projektledare för att utveckla kunskap, mallar och rutiner för ledning av EU-projekt.

Kvalifikationer

Krav

• Universitets- eller högskoleexamen
• Aktuell och god kännedom om EU:s regelverk för forskningsfinansiering
• Aktuell och relevant erfarenhet av projektledning/styrning
• Aktuell och relevant erfarenhet från universitet och högskolevärlden, eller annan för arbetet relevant arbetsgivare
• God kunskap om MS Officepaketet (Teams, Excel, Word, PPT) och andra digitala verktyg för möten, exempelvis Zoom
• Goda kunskaper i svenska och engelska i tal och skrift då detta krävs i det dagliga arbetet.

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper. 

För att lyckas i denna roll behöver du vara kvalitetsmedveten och ha god förmåga att samarbeta med personer såväl inom den egna organisationen som externa organisationer. Du behöver vara serviceinriktad och uppskatta att arbeta i en stödjande roll nära en vetenskaplig forskningsledare. Det är också viktigt att du är flexibel och kan anpassa dig till de olika förutsättningar som finns inom de olika projekten du stödjer. 

Meriterande

• Forskarutbildning
• Relevant project management certifiering.

Bli en del av KTH  

KTH formar framtiden genom utbildning, forskning och innovation. Som ett ledande internationellt tekniskt universitet spelar vi en aktiv roll i att driva och medverka i omställningen till ett hållbart samhälle. Här erbjuds du möjligheten att växa och utvecklas på en kreativ och dynamisk arbetsplats med goda arbetsvillkor och förmåner. Jämställdhet, mångfald och lika villkor är en kvalitetsfråga och en självklar del av KTH:s värdegrund som universitet och statlig myndighet.

Läs mer om våra förmåner och hur det är att arbeta och utvecklas på KTH.

Fackliga representanter

Kontaktuppgifter till fackliga representanter.

Ansökan

Du ansöker via KTH:s rekryteringssystem. Du som sökande har huvudansvaret för att din ansökan är komplett när den skickas in och att de kvalifikationer vi efterfrågar i annonsen framgår i ditt CV. Ansökan ska vara KTH tillhanda senast sista ansökningsdagen vid midnatt, CET/CEST (CentralEuropean Time/Central European Summer Time).

Om anställningen 

Anställningen gäller tillsvidare enligt avtal.
Anställningen inleds med sex månaders provanställning.

Övrigt

För information om behandling av personuppgifter i samband med rekrytering.

Det kan förekomma att en anställning hos KTH är placerad i säkerhetsklass. Om så är fallet för just denna anställning görs en säkerhetsprövning av sökande i enlighet med säkerhetsskyddslagen (2018:585) efter samtycke. I dessa fall är en förutsättning för anställning att sökande blir godkänd efter säkerhetsprövning.

Vi undanber oss direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av platsannonser.