Handläggare till Lednings- och forskarstöd vid Skolkansli ABE (vikariat)

Arbetsuppgifter

Rollen som handläggare i gruppen för Lednings- och forskarstöd vid Skolkansli ABE erbjuder ett brett spann av administrativa, stödjande och koordinerande arbetsuppgifter. Du kommer ingå i en grupp med kollegor med olika roller/uppdrag som ger stöd till skolans chefer och forskare.

En del av ditt uppdrag är att vara ett projektledarstöd till forskare vid Skolan för arkitektur och samhällsbyggnad. I funktionen arbetar du tillsammans med två kollegor i en internationell forskningsmiljö som ställer krav på goda kunskaper i svenska och engelska i både tal och skrift. I samarbete med andra funktioner inom verksamhetsstödet kommer du att vara en nyckelperson när forskare beviljas finansiering till nya projekt. Du är med i den administrativa uppstartsfasen av projektet, och bereder i förekommande fall underlag för avtalsgranskning till KTH:s affärs- och förvaltningsjurister. I rollen ingår även att ge administrativt stöd och vägledning till forskare i ansökningsfasen.

Utöver projektledarstöd kommer du även att vara ett ledningsstöd till prefekter (institutionschefer) vid skolans institutioner. Här får du kliva in i en nybildad funktion på skolkansliet, i en roll som växer och utformas tillsammans med tre andra kollegor. Du blir ett viktigt stöd till cheferna och stöttar dem i de administrativa uppgifterna kopplade till deras uppdrag. Bland annat planering och samordning av ledningsgruppsmöten, konferenser och andra event. I uppdraget ingår bland annat att skriva protokoll , bereda underlag och presentationer (kan ske på både svenska och engelska) samt att koordinera uppdrag tillsammans med andra funktioner inom verksamhetsstödet. Vidare ger du stöd i verksamhetsplanering, kvalitetsarbete och uppföljning av verksamhetsuppdrag.

Vi erbjuder en spännande och mångsidig tjänst som ställer krav på god samarbetsförmåga och ansvarstagande. För att trivas i rollen gillar du varierande arbetsuppgifter och är van vid att hantera många kontaktytor och mycket information. Du har hög servicekänsla, är proaktiv och lösningsorienterad.

Du tillhör skolans verksamhetsstöd och rapporterar till chefen för gruppen Lednings- och forskarstöd, den fysiska placeringen inom skolan kan komma att variera beroende på uppdrag.

Vi erbjuder

• En anställning på ett ledande tekniskt universitet som skapar kunskap och kompetens för en hållbar framtid
• Engagerade och ambitiösa kollegor samt en kreativ, internationell och dynamisk miljö

Läs mer om hur det är att arbeta på KTH samt våra förmåner.

Kvalifikationer

Krav

• Högskoleutbildning inom relevant område eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer likvärdig
• Minst tre års erfarenhet från liknande uppdrag med kvalificerade administrativa arbetsuppgifter
• God förmåga att tala och skriva både på svenska och engelska, detta då det krävs i det dagliga arbetet
• Mycket goda kunskaper i Officepaketet samt god förmåga att arbeta i olika IT-stödsystem

Meriterande

• Erfarenhet från liknande administrativa arbetsuppgifter inom det statliga området
• Erfarenhet av projektledning
• Erfarenhet från att arbeta i en organisation som genomgår omorganisation

Vi kommer lägga stor vikt vid personliga egenskaper.

Fackliga representanter

Kontaktuppgifter till fackliga representanter.

Ansökan

Du ansöker via KTH:s rekryteringssystem. Du som sökande har huvudansvaret för att din ansökan är komplett när den skickas in. Ansökan ska vara KTH tillhanda senast sista ansökningsdagen vid midnatt, CET/CEST (CentralEuropean Time/Central European Summer Time).

Om anställningen 

Anställningen gäller tidsbegränsat (vikariat) enligt avtal - i upp till 24 mån, med tillträde enligt överenskommelse.

Övrigt

Strävan efter jämställdhet, mångfald och lika villkor är både en kvalitetsfråga och en självklar del av KTH:s värdegrund

För information om behandling av personuppgifter i samband med rekrytering.

Det kan förekomma att en anställning hos KTH är placerad i säkerhetsklass. Om så är fallet för just denna anställning görs en säkerhetsprövning av sökande i enlighet med säkerhetsskyddslagen (2018:585) efter samtycke. I dessa fall är en förutsättning för anställning att sökande blir godkänd efter säkerhetsprövning.

Vi undanber oss direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av platsannonser.