Ledningssekreterare - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Arbetsuppgifter

KTH söker nu en ledningssekreterare till ledningskansliet inom det gemensamma verksamhetsstödet. Ledningskansliet har en samordnande roll gentemot KTH:s ledning och skolor. Ledningskansliet erbjuder stöd till KTH:s ledning och universitetsgemensamma beslutande och rådgivande organ samt ansvarar bland annat för verksamhetsplanering, uppföljning, KTH:s kvalitetssystem, styrdokument, förvaltningsjuridisk rådgivning, verksamhetsanalys och universitetsövergripande utredningar.

I rollen som ledningssekreterare stöttar du ledningsfunktionen, främst rektor och prorektor men vid behov också universitetsdirektör och vicerektorer. På ledningskansliet arbetar du med en annan ledningssekreterare och ni ger tillsammans ett kvalificerat, nära och samordnat stöd till dessa ledningspersoner som bygger både på ansvarsfördelning er emellan och på att ni kan täcka upp för varandra. Arbetet struktureras genom veckovisa planeringsmöten och genom tät daglig kontakt med ledningen.

Huvudsakliga arbetsuppgifter inom ledningssekreterarfunktionen:

• Samordna och stödja ledningens dagliga planering, inklusive ansvar för e-post, kalenderbokningar och mötes- och reseplanering. Rollen innebär täta kontakter och samarbete med många medarbetare inom KTH.
• Ansvara för utredningar, beredning av ärenden och beslut inom ramen för rektorsfunktionen. Arbetet inkluderar ansvar för fördelning av remisser.
• Samordna rektors veckovisa besluts- och informationsmöten. Arbetet inkluderar ansvar för genomförande och handläggning inför och efter mötena.
• Ta emot besök och stödja rektor i olika representativa sammanhang.
• Ge administrativt stöd och göra beställningar.
• Ansvara ekonomiadministrationen av ledningens kostnader genom granskning av underlag och sakattestering.

Rollen som ledningssekreterare ställer höga krav på flexibilitet, lyhördhet och samarbetsförmåga. Du behöver vara serviceinriktad och ha förmåga att snabbt hitta lösningar på frågor och problem. Du behöver kunna hantera många frågor samtidigt och arbeta självständigt, effektivt och strukturerat. Beredning av ärenden ingår i det dagliga arbetet. Rollen kräver personlig mognad, trygghet, integritet och konfidentialitet i din yrkesutövning. Som ledningssekreterare behöver du också kunna agera i olika representativa sammanhang.

Vi erbjuder

• En anställning på ett ledande tekniskt universitet som skapar kunskap och kompetens för en hållbar framtid
• Engagerade och ambitiösa kollegor samt en kreativ, internationell och dynamisk miljö.

Läs mer om hur det är att arbeta på KTH.

Kvalifikationer

Krav

• Relevant högskoleutbildning eller utbildning på motsvarande nivå
• Väl dokumenterad samarbetsförmåga
• Mycket god förmåga att formulera dig i tal och skrift, både på svenska och engelska då det krävs i det dagliga arbetet
• Mycket god administrativ förmåga
• Gedigen datorvana och mycket god förmåga att jobba i Office-paketet och använda olika administrativa stödsystem.

Meriterande

• Tidigare erfarenhet som lednings- eller VD-assistent
• Tidigare erfarenhet av arbete inom högskola eller universitet.

Vi kommer lägga stor vikt vid personliga egenskaper.

Fackliga representanter

Du hittar kontaktuppgifter till fackliga representanter på KTH:s webbsida. 

Ansökan

Du ansöker via KTH:s rekryteringssystem. Du som sökande har huvudansvaret för att din ansökan är komplett när den skickas in. Ansökan ska vara KTH tillhanda senast sista ansökningsdagen vid midnatt, CET/CEST (CentralEuropean Time/Central European Summer Time).

Om anställningen

Anställningen gäller tillsvidare enligt avtal.
Anställningen inleds med sex månaders provanställning.

Övrigt

Strävan efter jämställdhet, mångfald och lika villkor är både en kvalitetsfråga och en självklar del av KTH:s värdegrund

För information om behandling av personuppgifter i samband med rekrytering läs mer här.

Vi undanber oss direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av platsannonser.