Administratör/Receptionist - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Hållbarhet, fastigheter och service är ett av nio ansvarsområden inom det gemensamma verksamhetsstödet. Vi ansvarar bland annat för KTH:s lokalförsörjning, miljöledningssystem, lokalvård, servicefunktioner/hantverk, fysisk säkerhet, post och paket samt växel. Vi är indelade i sex grupper som leds av respektive gruppchef.

Tjänsten som administratör/receptionist är placerad i Kansligruppen som bemannar KTH:s växel, det gemensamma verksamhetsstödets reception, KTH Entré, kortexpedition och KTH-Post. Vi hanterar även gemensamma inköp inom verksamhetsstödet och bistår med administration av nyanställda, blommor, catering m.m.

Arbetsuppgifter

Som receptionist bemannar du både det gemensamma verksamhetsstödets reception såväl som KTH Entré enligt schema. KTH Entré är en huvudkontaktpunkt för KTH. KTH Entré är ett samarbete mellan Utbildningsstöd, Hållbarhet, fastigheter och service samt IT-avdelningen. En plats där vi hjälper besökare med alla sorters ärenden t ex utbildningsfrågor, hänvisningar, försäljning av Profilprodukter, enklare IT-ärenden och utlämnande av passerkort m.m. KTH Entré hanterar ärenden för nationella och internationella studenter, anställda, gäster och allmänheten.

I receptionen för det gemensamma verksamhetsstödet är du besökarnas första kontakt och du hjälper dem hitta till rätt person eller möteslokal. Som receptionist hjälper du till med påfyllning av kaffemaskiner, felanmälningar i byggnaden, beställning av blommor, bud, taxi och annat som personalen behöver hjälp med. Receptionen tillhandahåller service till hela verksamhetsstödet.

Som administratör ansvarar du för KTH:s konstguidningsfunktion där du hjälper till att boka guider, Klocktornet eller andra lokaler. Du genomför KTH:s årliga konstinventering som rapporteras in till Statens konstråd och dokumenterar och registrerar ny konst eller förändringar löpande i vårt egna register.

Övrigt förekommande arbetsuppgifter är bland annat hantering av festanmälningar från studenterna, felanmälningar av studentbostäder eller lokaler på campus som hanteras i vårt ärendehanteringssystem.

Kvalifikationer

Vi söker dig med gymnasial utbildning som lägst. Har du eftergymnasiel utbildning så är det meriterande. Du har tidigare arbetat inom serviceområdet, gärna i reception, servicecenter eller motsvarande. Tidigare arbete inom universitets- och högskolesektorn är också meriterande. Du är van att arbeta i grupp med andra människor.

KTH är en svensk statlig myndighet med en stor andel internationella studenter, medarbetare och besökare. Därför krävs det att du har tillräckligt goda kunskaper i såväl svenska som engelska för att kunna göra dig förstådd och förstå andra, båda i fysiska möten och i skrift.

Som person är du framför allt serviceinriktad och lösningsfokuserad för att kunna tillhandahålla en förstaklassig servicenivå. Du är prestigelös i ditt arbete då fokus ligger på att lösa våra besökares problem, inte i hur eller vem som löser det. KTH är en arbetsplats i ständig förändring så därför vill vi ha någon som är flexibel och som etusiastiskt kan ställa om till nya arbetsuppgifter när de uppstår.

Stor vikt kommer läggas vid personlig lämplighet.

Fackliga representanter

Du hittar kontaktuppgifter till fackliga representanter på KTH:s webbsida. 

Ansökan

Du ansöker via KTH:s rekryteringssystem. Du som sökande har huvudansvaret för att din ansökan är komplett när den skickas in. Din kompletta ansökan ska vara KTH tillhanda senast sista dagen för ansökningsperioden.

Övrigt

Jämställdhet, mångfald och avståndstagande från alla former av diskriminering är både en kvalitetsfråga och en självklar del av KTH:s värdegrund.

För information om behandling av personuppgifter i samband med rekrytering läs mer här.

Vi undanber oss direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av platsannonser.