Administrativ koordinator till Digital futures - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Verksamhetsstödet vid KTH

Verksamhetsstödets uppgift är att stödja universitetets utbildning och forskning. KTH:s verksamhetsstöd är inne i en spännande fas där vi tillsammans arbetar med utveckling av våra arbetsformer. Som medarbetare inom verksamhetsstödet bidrar du till KTH:s uppdrag att forska, utbilda och skapa samhällsnytta och får samtidigt möjlighet till egen professionell utveckling.

 Arbetsuppgifter

Vill du i ditt arbete stödja och bemöta människor som bidrar till framtidens forskning? Vill du dessutom vara nyckeln till att lokalen alltid fungerar praktiskt? Är du dessutom en ”doer” som brinner för att få arbetsuppgifter klara och genomförda så att eventen i lokalen fungerar riktigt bra?
Som administrativ koordinator/Site Officer på Digital Futures blir du en del av ett team på fyra/fem personer som arbetar tillsammans. I linjen tillhör du verksamhetsstödet på KTH och arbetar på uppdrag hos Digital Futures och du rapporterar till chefen för skolkansliet på skolan för elektroteknik och datavetenskap. En viktig del av arbetet är ett tätt samarbete med främst enheten för infrastruktur och service, liksom andra berörda enheter inom skolan för att skapa effektiva administrativ processer.

Tjänsten passar dig som är både van att arbeta självständigt, i grupp samt tycker om att hantera många olika uppgifter samtidigt. Du är bra på att bygga relationer i en internationell miljö och ställer upp där det behövs i ett litet team. Du trivs att sitta i öppet kontorslandskap där du är den som är på plats och möter personer som besöker lokalen.

I den här rollen arbetar du med flera olika delar som bemanna och ha helhetsansvar för Digital Futures lokaler (hubben) och organisera utställningar i lokalerna med forskningens demoprojekt. Du ansvarar för bokningssystem Skedda, centrats funktionsmail samt koordinerar andra system som används. En stor del av arbetet är att hantera bokningar för gäster och interagera dessa på plats tillsammans med Digital Futures fakultet, alumni och gästforskare. Utöver detta arbetar du med varierande projekt och aktiviteter som pågår.

För att trivas i rollen behöver du tycka om att samarbeta med andra eftersom du kommer vara länken till flera funktioner inom KTH:s verksamhetsstöd, för felanmälningar, kontakt med IT-support för AV-tekniken på hubben, koordinera catering samt eventbokningar på plats.

Du är vårt ansikte utåt och du verkligen brinner för att ge service samt arbeta tillsammans för att nå målen. För att ytterligare lyckas i rollen är du initiativtagande, ser till att saker händer samt är strukturerad i ditt arbete. Du förväntas kunna kommunicera på båda engelska och svenska.

Verksamheten har drivits i tre år där vissa områden är fortfarande under uppbyggnad och vissa områden är redo att ta nästa steg. Du förväntas ta initiativ till att bidra till kontinuerlig utveckling av rutiner, mallar, IT-stöd och system för att effektivisera arbetet och förbättra kvalitet och service.

Vi erbjuder

• En anställning på ett ledande tekniskt universitet som skapar kunskap och kompetens för en hållbar framtid
• Engagerade och ambitiösa kollegor samt en kreativ, internationell och dynamisk miljö

Läs mer om hur det är att arbeta på KTH.

Kvalifikationer

Krav

• Lämplig gymnasieutbildning
• Mycket goda kunskaper i svenska och engelska i tal och skrift, då det krävs i det dagliga arbetet.

Meriterande

• Erfarenhet av servicesektorn med gäster, resebokningar och event    
• Förståelse för högskolesektorn
• Kandidatexamen från universitet och högskolor  

Vi kommer lägga stor vikt vid personliga egenskaper.

Fackliga representanter

Du hittar kontaktuppgifter till fackliga representanter på KTH:s webbsida. 

Ansökan

Du ansöker via KTH:s rekryteringssystem. Du som sökande har huvudansvaret för att din ansökan är komplett när den skickas in. Ansökan ska vara KTH tillhanda senast sista ansökningsdagen vid midnatt, CET/CEST (CentralEuropean Time/Central European Summer Time).

Om anställningen 

Anställningen gäller tillsvidare enligt avtal.
Anställningen inleds med sex månaders provanställning.

Övrigt

Strävan efter jämställdhet, mångfald och lika villkor är både en kvalitetsfråga och en självklar del av KTH:s värdegrund.

För information om behandling av personuppgifter i samband med rekrytering läs mer här.

Vi undanber oss direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av platsannonser.