Administratör/Administrativ koordinator till SciLifeLab - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

SciLifeLab

SciLifeLab är Sveriges nationella forskningscenter för molekylära biovetenskaper. Här sammanförs centrala komponenter för att möta de samhällsutmaningar vi står inför; högteknologiska analysmetoder, hantering av stora mängder forskningsdata och tvärvetenskapliga samarbeten. SciLifeLab har ett uppdrag från regeringen och verksamheten drivs utan vinstintresse som samarbete mellan universiteten KTH, KI, SU och UU. Samarbetet över universitetsgränserna skapar synergieffekter som driver forskningen framåt och de högteknologiska metoderna möjliggör forskning som annars inte vore möjlig i Sverige. På SciLifeLab applicerar vi inte bara den senaste och mest avancerade tekniken, vi är med och tar fram den.

Om avdelningen/gruppen

I den här rollen tillhör du avdelningen som arbetar med lednings- och verksamhetsstöd för SciLifeLab:s nationella uppdrag, Operations Office. Vi är totalt 35 medarbetare och 20 som jobbar på vår avdelning på SciLifeLab (KTH).

 Du blir anställd av KTH och din arbetsplats blir på SciLifeLab i Solna.

Arbetsuppgifter

I rollen ingår att stödja ledningsfunktioner inom SciLifeLabs uppdrag, främst inom det nationella uppdraget. Vidare ingår att vara administrativt stöd till avdelningschefen.

Arbetet innebär en kombination av självständiga och rutinmässiga uppgifter med många kontaktytor såväl internt som externt.

Då detta är en nyinrättad tjänst så kommer du att ha möjlighet att ta egna initiativ till förbättringar och effektivisering och därigenom utveckla rollen. Rollen är mångfacetterad och arbetsplatsen är dynamisk vilket gör att arbetsuppgifter kan komma att förändras i takt med SciLifeLab:s utveckling som nationell resurs, samt efter egen kompetens och önskemål.

Du kommer bl a att:

• ansvara för planering och genomförande av möten tex bokning av mötesrum, beställningar samt ta mötesanteckningar
• säkerställa kommunikation av beslut och andra dokument
• delta i utveckling och dokumentation av processer och rutiner samt informationshantering
• förvalta våra interna datasystem för projektledning, dokumenthantering och verksamhetsplanering
• administrera forskningsprojekt inom verksamhetsstödet d.v.s. stödja projektledare i administrativ hantering av överenskommelser m.m
• boka resor och logi
• vara ett stöd vid event

Vi erbjuder

• En anställning på ett ledande tekniskt universitet som bidrar till en hållbar framtid
• En kreativ, internationell och dynamisk miljö
• En statlig anställning med goda arbetsvillkor
• Goda möjligheter till kompetensutveckling
• Stort eget ansvar i din yrkesroll
• Möjlighet att arbeta på distans 1-2 dagar i veckan

Länk till våra övriga förmåner En arbetsplats med många förmåner | KTH

Läs mer om hur det är att arbeta på KTH

Kvalifikationer

Krav

• Examen från högskola eller universitet som arbetsgivaren bedömer som relevant
• Aktuell arbetslivserfarenhet av administrativt arbete
• Goda kunskaper i MS Officeprogrammen då du dagligen arbetar i dessa
• Erfarenhet av arbete i stödsystem, bland annat för registrering och uppföljning
• Goda kunskaper i både svenska och engelska i tal och skrift, då det krävs i det dagliga arbetet

Vi söker dig som är en genuin lagspelare, som är lyhörd och som har lätt för att skapa förtroende i dialog med andra. Som kollega ser du helheten och har en utvecklad servicekänsla och hjälper till där det behövs. Du har intresset och viljan för att leverera lösningar. 

För att trivas i den här rollen behöver du vara bekväm med engelska som arbetsspråk och vi ser gärna att du har ett språkbruk som är väl anpassat till olika miljöer och situationer.

Rollen förutsätter att du är en duktig administratör med god mycket god organisationsförmåga och ett strukturerat och noggrant arbetssätt. Du är initiativtagande, ansvarsfull och driver dina processer i mål.

Du behöver även ha en god datorvana samt vara bekväm med att lära dig nya digitala system vilket också kommer också beaktas. 

Vi kommer att lägga stor vikt vid personliga egenskaper i denna rekryteringsprocess. 

Meriterande

• Erfarenhet av att arbeta med administration inom högskola/universitet och/eller annan statlig myndighet, kunskap om regelverk inom statlig verksamhet
• Erfarenhet av systemförvaltning och användning av administrativa system, som ex. W3D3, Projectplace, Stratsys
• Erfarenhet av diarieföring och informationshantering
• Erfarenhet av projektkoordinering
• Erfarenhet av HR-frågor
• Utbildning inom projektledning 

Fackliga representanter

Du hittar kontaktuppgifter till fackliga representanter på KTH:s webbsida. 

Ansökan

Du ansöker via KTH:s rekryteringssystem. Du som sökande har huvudansvaret för att din ansökan är komplett när den skickas in. Ansökan ska vara KTH tillhanda senast sista ansökningsdagen vid midnatt, CET/CEST (CentralEuropean Time/Central European Summer Time). Vi ser gärna att du bifogar ett personligt brev.

Om anställningen 

Anställningen gäller tillsvidare enligt avtal.
Anställningen inleds med sex månaders provanställning.

Övrigt

Tjänsten kan komma att omfatta säkerhetskänslig verksamhet. För att bli behörig behöver du därför klara en eventuell säkerhetsprövning.

Strävan efter jämställdhet, mångfald och lika villkor är både en kvalitetsfråga och en självklar del av KTH:s värdegrund

För information om behandling av personuppgifter i samband med rekrytering läs mer här.

Vi undanber oss direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av platsannonser.