Kungliga Tekniska högskolan,

KTH är ett av Europas ledande tekniska universitet och en viktig arena för kunskapsutveckling. Som Sveriges största universitet för teknisk forskning och utbildning samlar vi studenter, forskare och fakultet från hela världen. Vår forskning och utbildning omfattar såväl naturvetenskap som alla grenar inom teknik samt arkitektur, industriell ekonomi, samhällsplanering, historia och filosofi.

Inom KTH, EECS-skolan, den största av KTH:s fem skolor, finns enheten för infrastruktur och service, som ingår i verksamhetsstödet. Vi söker nu en strukturerad och noggrann dokumentsamordnare och registrator som tar helhetsansvar för skolans registratur, dokumentsamordning och arkiv samt bemannar vår front och är ansiktet utåt. Tillsammans med teamkollegor på enheten ser du till att EECS-skolan levererar en stabil och högklassig service.

Arbetsbeskrivning

Tjänsten är indelad i två ansvarsområden (ett större och ett mindre):

Ansvarsområde 1: Registratur

Det största ansvarsområdet är registratur med tjänsterna dokumentsamordning, arkivering och diarieföring som du ansvarar för att bygga upp och hantera rutiner för hela skolan.

Du kommer att fungera som skolans registrator där arbetet inkluderar dagliga registratorsuppgifter så som diarieföring, bedömning gällande klassificering och registrering av allmänna handlingar i diariesystemet W3D3, central postöppning, hantering av e-post, hantering av inkommande handlingar och arkivläggning av diarieförda handlingar. Ärendehanteringen är till stor del digital och du arbetar därför mycket vid datorn.

Som arkivarie arbetar du med att implementera fungerande rutiner gällande arkivhantering på EECS-skolan utifrån gällande lagar och styrdokument som tagits fram centralt av Universitetsförvaltningens arkivarier. Du kommer också arbeta med att självständigt driva, planera och genomföra ordnings- och förteckningsarbete samt arkivvård på EECS-skolan.

I rollen som skolans dokumentsamordnare kommer du att vara ett verksamhetsnära stöd till hela skolan gällande dokumenthantering samt se till att KTH:s regelverk gällande dokumenthantering efterlevs.

Enhetens verksamhet fortfarande är under uppbyggnad efter en omorganisation, stort fokus kommer initialt att ligga på att bygga upp och utveckla tjänster, rutiner, processer och information.

Ansvarsområde 2: Reception/front-office

Det andra ansvarsområdet du kommer att arbeta inom är vårt servicecenter/reception i front-office. De bemannar receptionen en del av arbetsdagen och är vårt ansikte utåt. Du är behjälplig med allehanda frågor och ärenden som t.ex. cateringbeställningar, ta emot besökare, kontofrågor, lokalbokning, passerkortsärenden och nycklar m.m.

Du förväntas arbeta både självständigt och i nära samarbete med dina teamkollegor på enheten samt resten av skolans verksamhetsstöd. Du kommer också vara kontaktperson till avdelningen för dokumenthantering på Universitetsförvaltningen, som har det övergripande ansvaret för dokumenthantering på KTH.

Tjänsten är placerad vid KTH:s huvudcampus campus vid Valhallavägen, dock förutsätter arbetet att du är mobil och kan arbeta på olika fysiska byggnader och platser inom skolan. Detta kan inkludera viss tjänstgöring vid vårt campus i Kista.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har relevant högskoleutbildning eller motsvarande dokumenterad arbetslivserfarenhet. Meriterande är 60hp arkivvetenskap. Du ska ha datorvana och goda kunskaper i Officepaketets olika program. Du måste ha god kunskap om den lagstiftning och de förordningar som reglerar hanteringen av allmänna handlingar.

Dokumenterad erfarenhet av diarieföring i elektronisk miljö liksom erfarenhet av arkivarieuppgifter inom offentlig förvaltning är meriterande. Vidare önskar vi att du har hög servicekänsla och att du antar ett lösningsorienterat förhållningssätt till arbetsuppgifter och sammanhang. Du är positiv, bidrar till ett bra arbetsklimat, engagerar dig i vårt arbete med förbättringar och bidrar till nya sätt att arbeta. Du är en lagspelare som inte är rädd att hoppa in och hjälpa till där det behövs.

Tjänsten kräver mycket goda kunskaper i svenska och engelska, i både tal och skrift. Vi kommer att lägga stor vikt vid de personliga egenskaperna.

Fackliga representanter

Du hittar kontaktuppgifter till fackliga representanter på KTH:s webbsida

Ansökan

Du ansöker via KTH:s rekryteringssystem. Du som sökande har huvudansvaret för att din ansökan är komplett när den skickas in. Din kompletta ansökan ska vara KTH tillhanda senast sista dagen för ansökningsperioden.

Övrigt

Jämställdhet, mångfald och avståndstagande från alla former av diskriminering är både en kvalitetsfråga och en självklar del av KTH:s värdegrund.

För information om Behandling av personuppgifter i samband med rekrytering läs mer här.

Vi undanber oss direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av platsannonser.

Anställningsform Tillsvidareanställning
Anställningens omfattning Heltid
Tillträde Enligt överenskommelse
Löneform Månadslön
Antal lediga befattningar 1
Sysselsättningsgrad 100%
Ort Stockholm
Län Stockholms län
Land Sverige
Referensnummer J-2018-2748
Kontakt
  • Sara Hasselgren Johansson/ Chef Serviceenheten, 087908073/ sarah@kth.se
  • Ingela Somp / HR Handläggare, somp@kth.se
Publicerat 2018-11-23
Sista ansökningsdag 2019-01-06

Tillbaka till lediga jobb