Ledningssekreterare till KTH:s ledning - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

KTH söker en ledningssekreterare till ledningskansliet inom det gemensamma verksamhetsstödet. Ledningskansliet har en samordnande roll gentemot KTH:s ledning och skolor. Ledningskansliet erbjuder stöd till KTH:s ledning och universitetsgemensamma beslutande och rådgivande organ.

Arbetsuppgifter

I rollen som ledningssekreterare stödjer du KTH:s ledning, främst universitetsdirektören, de två vicerektorerna, dekanus och universitetsstyrelsen. På ledningskansliet arbetar du med en annan ledningssekreterare och ni ger tillsammans ett kvalificerat, nära och samordnat stöd till ledningen. Arbetet struktureras genom veckovisa planeringsmöten och genom tät daglig kontakt med ledningspersonerna. Arbetet innebär täta kontakter och samarbete med många chefer och medarbetare inom KTH.

Huvudsakliga arbetsuppgifter:

• Samordna och stödja universitetsdirektörens dagliga planering, inklusive ansvar för e-post, kalenderbokningar och mötes- och reseplanering
• Samordna veckovisa berednings- och beslutsmöten. Arbetet inkluderar ansvar för genomförande och handläggning inför och efter mötena
• Göra bokningar och beställningar gällande resor, konferenser, möten och inköp för ledningen
• Ansvara för ekonomiadministrationen av ledningens kostnader genom granskning av underlag och sakattestering
• Ge visst administrativt stöd i ledningskansliets övriga verksamhet

Vi erbjuder

• En anställning på ett ledande tekniskt universitet som skapar kunskap och kompetens för en hållbar framtid
• Engagerade och ambitiösa kollegor samt en kreativ, internationell och dynamisk miljö
• En statlig anställning med goda arbetsvillkor
• Stort eget ansvar i din yrkesroll

Läs mer om våra förmåner En arbetsplats med många förmåner | KTH

Läs mer om hur det är att arbeta på KTH.

Kvalifikationer

Krav

• Relevant högskoleutbildning eller utbildning på motsvarande nivå som arbetsgivaren bedömer som relevant
• Mycket god förmåga att formulera dig i tal och skrift, både på svenska och engelska då det krävs i det dagliga arbetet
•  Aktuell arbetslivserfarenhet från en administrativ roll 
• Gedigen datorvana och mycket god förmåga att jobba i Office-paketet och använda olika administrativa stödsystem

Rollen som ledningssekreterare ställer höga krav på flexibilitet, lyhördhet och samarbetsförmåga. Du behöver vara serviceinriktad och ha förmåga att snabbt hitta lösningar på frågor och problem. Du behöver kunna hantera många frågor samtidigt och arbeta självständigt, effektivt och strukturerat. Rollen kräver personlig mognad, trygghet, integritet och konfidentialitet i din yrkesutövning. 

Meriterande

• Tidigare erfarenhet som lednings- eller VD-assistent
• Tidigare erfarenhet av arbete inom högskola eller universitet

Vi kommer att lägga stor vikt vid personliga egenskaper.

Fackliga representanter

Du hittar kontaktuppgifter till fackliga representanter på KTH:s webbsida. 

Ansökan

Du ansöker via KTH:s rekryteringssystem. Du som sökande har huvudansvaret för att din ansökan är komplett när den skickas in. Ansökan ska vara KTH tillhanda senast sista ansökningsdagen vid midnatt, CET/CEST (CentralEuropean Time/Central European Summer Time).

Om anställningen 

Anställningen gäller tillsvidare enligt avtal.
Anställningen inleds med sex månaders provanställning.

Övrigt

Strävan efter jämställdhet, mångfald och lika villkor är både en kvalitetsfråga och en självklar del av KTH:s värdegrund.

För information om behandling av personuppgifter i samband med rekrytering läs mer här.

Anställningen kan komma att omfatta säkerhetskänslig verksamhet. För att bli behörig behöver du därför klara en eventuell säkerhetsprövning.

Vi undanber oss direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av platsannonser.