Projektledare för event och teamadministratör för KTH Development Office - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Om tjänsten

KTH:s Development Office ansvarar för att strategiskt och operativt driva en centraliserad och strukturerad fundraising vid KTH. Verksamheten söker proaktivt finansiering för strategiska initiativ i samråd med KTH:s ledning och stöttar sedan forskare att ansöka om ekonomiskt stöd vid research som gynnar vår samhällsutveckling. Development Office hanterar även inkommande förfrågningar kring donationer eller annan art av extern finansiering och bereder dessa. Sedan januari 2019 ingår förvaltningen av KTH:s anknutna stiftelser i avdelningens uppdrag. Development Office är placerat på avdelningen för Forskningsstöd (Research Support Office). 

En av de uppskattade kollegorna på Development Office har efter 10 år i sin tjänst sökt sig mot nya utmaningar och vi söker nu avdelningens nya teamadministratör. I tjänsten som teamadministratör kommer du tillhöra ett engagerat och utåtriktat team med 8 anställda där frihet under ansvar tillämpas men med närhet till varandra för stöd och bollning. Styrkan i arbetsgruppen är att alla kompletterar varandra och hjälps åt vid behov. Här är många bollar i luften samtidigt vilket leder till härlig dynamik där ingen dag är den andra lik. Vill du ha en tjänst som bidrar till forskning och samhällsutveckling och där ditt arbete verkligen kan göra skillnad? Sök dig till oss!

Vi erbjuder

• En anställning på ett ledande tekniskt universitet som skapar kunskap och kompetens för en hållbar framtid
• Engagerade och ambitiösa kollegor samt en kreativ, internationell och dynamisk miljö i härliga lokaler mitt på campus i centrala Stockholm
• Flexibel anställning med möjlighet att arbeta hemifrån 2 dagar i veckan

Läs mer om hur det är att arbeta på KTH.

Arbetsuppgifter

I rollen som teamadministratör för KTH:s Development Office ger du kvalitativ support i all administration kopplad till gruppens uppdrag inom fundraising såväl som stiftelseverksamheten. Kortfattat kommer du ansvara för: 

• Mötesbokningar och koordinering av interna och externa aktörer
• Praktisk projektledning av event och andra möten
• Koordinering av relationsstärkande aktiviteter och kommunikation gentemot KTH:s donatorer (stewardship)
• Huvudansvar för teamets diarieföring/arkivhantering och dokumenthantering
• Inköp och avrop t ex av catering, tjänster eller produkter
• Dokumentation och uppdatering av verksamhetens rutiner och arbetsprocesser

Kvalifikationer

Som person är du en utpräglad servicemänniska med fingertoppskänsla. Du är del i ett relationsbyggande team som utgör länken mellan KTH och omvärlden där noggrannhet och lyhördhet är nyckelegenskaper för att lyckas väl i tjänsten. Du trivs i komplexa organisationer och att i ditt arbete kunna rikta dig såväl inåt som utåt ur organisationen.

Krav för anställningen

• Minst två års erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete
• Vana av olika digitala miljöer och verktyg och erfarenhet av MS Office
• Vana att uttrycka sig mycket väl på svenska och engelska, både i tal och i skrift
• Gymnasial utbildning

  Meriterande

• Kännedom om den akademiska världen och statlig förvaltning i synnerhet KTHs förvaltning är meriterande
• Relevant eftergymnasial utbildning
• Projektledarutbildning
• Diarieföring, arkivering
• Minst 2 års erfarenhet från ett serviceyrke

För att trivas och bidra i din roll är det viktigt att du som person är en utpräglad servicemänniska och lagspelare med fingertoppskänsla. Du är del i ett relationsbyggande team som utgör länken mellan KTH och omvärlden där noggrannhet, lyhördhet och lösningsfokus är nyckelegenskaper för att lyckas väl i tjänsten. Du trivs att arbeta i komplexa organisationer och att i ditt arbete kunna rikta dig såväl inåt som utåt ur organisationen. Du arbetar gärna självständigt, strukturerat och tar egna initiativ. Vi kommer lägga stor vikt vid personliga egenskaper.

Fackliga representanter

Du hittar kontaktuppgifter till fackliga representanter på KTH:s webbsida. 

Ansökan

Du ansöker via KTH:s rekryteringssystem. Du som sökande har huvudansvaret för att din ansökan är komplett när den skickas in. Ansökan ska vara KTH tillhanda senast sista ansökningsdagen vid midnatt, CET/CEST (CentralEuropean Time/Central European Summer Time).

Om anställningen 

Anställningen gäller tillsvidare enligt avtal.
Anställningen inleds med sex månaders provanställning.

Övrigt

Strävan efter jämställdhet, mångfald och lika villkor är både en kvalitetsfråga och en självklar del av KTH:s värdegrund

För information om behandling av personuppgifter i samband med rekrytering läs mer här.

Vi undanber oss direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av platsannonser.