Servicekoordinator till verksamhetsstödet - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Arbetsuppgifter

Brinner du för att hjälpa andra? Har du ett hjärta för service och support? Vill du vara med och bidra till KTH:s utbildning, forskning och samverkan i denna nyckelroll?

Här erbjuds du att arbeta i en nyckelroll inom vårt servicecenterteam där du är receptionsansvarig för ett av våra tre servicecenter. Två av våra servicecenter finns på KTH:s huvudcampus vid Valhallavägen och ett i Kista. Servicecenterteamet består av fyra kollegor som alla/du är vårt ansikte utåt och brinner för att hjälpa, ge service och möta människor varje dag, både bakom datorskärmen samt genom att bemanna receptionen under en stor del av öppettiderna (vardagar 9-15).

Som servicekoordinator har du hand om och besvarar allehanda frågor och ärenden inom servicecenter/receptionen så som cateringbeställningar, ta emot besökare, kontofrågor, lokalbokning, paket & bud, passerkortsärenden, nycklar, enklare inköpsärenden m.m. Du sköter om receptionslokalen och ser till att den är fräsch och ändamålsenlig. 

Du servar och är behjälplig till anställda med en mängd olika saker. Då servicecenter är skolans centrala ingång är det många frågor som passerar dig, varav du löser somliga och slussar vidare andra. Exempel på tjänster som du utför till anställda, utöver det som nämns ovan, är att ordna med förberedelser till nyanställda och när anställda slutar, att koordinera firande av jämna födelsedagar och samordna beställningar kring olika högtider och förbereda det praktiska för gäster till skolan. Det ingår också att koordinera mindre event samt hjälpa besökare till skolan med beställning och bokning av resor och hotell som en del av din tjänst.

Du kommer löpande att arbeta i vårt ärendehanteringssystem och besvara samt lösa ärenden åt kärnverksamheten. Det ingår också att dokumentera och uppdatera system och intranät med rutiner och information samt att vara med och ta fram nya eller förändrade rutin- och processbeskrivningar för enhetens ansvarsområden till nästa steg.

Tjänsten innebär att du främst är placerad vid KTH:s huvudcampus vid Valhallavägen i Stockholm men även i Kista vid behov. Du behöver vara mobil och kan arbeta på olika fysiska byggnader och platser inom skolan samt lösa arbetsuppgifter digitalt.

Vi arbetar i en föränderlig miljö med periodvis högt tempo där det är viktigt att vara stabil och lugn i sitt förhållningssätt. Från 1 januari 2023 har verksamhetsstödet på KTH samordnats till en och samma linjeorganisation vilket betyder att ansvarsområden och arbetsuppgifter kan flyttas om internt i takt med att översynen pågår under förändringsprogrammet som drivs inom universitet. 

Vi erbjuder

• En anställning på ett ledande tekniskt universitet som skapar kunskap och kompetens för en hållbar framtid
• Engagerade och ambitiösa kollegor samt en kreativ, internationell och dynamisk miljö

Läs mer om hur det är att arbeta på KTH.

Kvalifikationer

Krav

• Du har lämplig gymnasieutbildning eller har studerat ett ämne som är relevant för området.
• Då du kommer att arbeta i en internationell miljö det av stor vikt att du uttrycker dig väl på engelska och svenska både i tal och skrift, då det krävs i det dagliga arbetet.
• Det är också nödvändigt att du har stor vana av att arbeta med webbaserade system, molnapplikationer och MS Officeprogram.

Meriterande

• Systemvana är meriterande då vi använder oss av flera olika system, för t.ex. ärendehantering, fakturaflöde, resebokningar, personalinformation etc.
• Erfarenhet av liknande arbetsuppgifter är också meriterande, speciellt arbete i reception liksom förståelse för högskolesektorn.
• Du behöver vara serviceinriktad med en mycket god kommunikationsförmåga samt initiativtagande och självgående för att få arbetet genomfört i en fungerande vardag.
• Du är strukturerad och brinner för att bygga relationer med och mellan kärnverksamheten och verksamhetsstödet.

Vi kommer lägga stor vikt vid personliga egenskaper.

Fackliga representanter

Du hittar kontaktuppgifter till fackliga representanter på KTH:s webbsida. 

Ansökan

Du ansöker via KTH:s rekryteringssystem. Ansökan ska innehålla:

• CV
• Personligt brev

Du som sökande har huvudansvaret för att din ansökan är komplett när den skickas in. Ansökan ska vara KTH tillhanda senast sista ansökningsdagen vid midnatt, CET/CEST (CentralEuropean Time/Central European Summer Time).

Om anställningen 

Anställningen gäller tillsvidare enligt avtal.
Anställningen inleds med sex månaders provanställning.

Övrigt

Strävan efter jämställdhet, mångfald och lika villkor är både en kvalitetsfråga och en självklar del av KTH:s värdegrund

För information om behandling av personuppgifter i samband med rekrytering läs mer här.

Vi undanber oss direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av platsannonser.