Erfaren chefsassistent till SciLifeLab:s Director

Vill du vara med och bidra till SciLifeLabs administrativa arbete i en akademisk miljö? Välkommen att ansöka till SciLifeLab Operations Office!

Om SciLifeLab

SciLifeLab är Sveriges nationella forskningscentrum för molekylära biovetenskaper. Vi har uppdrag från regeringen och drivs utan vinstintresse som ett samarbete mellan de grundande universiteten KTH, KI, SU och UU och med verksamhet vid de flesta andra universitet i Sverige. Samarbetet över lärosätesgränserna skapar synergier som driver forskningen framåt och de högteknologiska metoderna möjliggör forskning som annars inte skulle vara möjlig i Sverige.

Arbetsbeskrivning

 SciLifeLab söker en erfaren Executive Assistant till SciLifeLabs Director. Tjänsten är inom den avdelning som arbetar med ledning och operativt stöd för SciLifeLabs nationella uppdrag (Operations Office), med medarbetare i Solna och i Uppsala. Tjänsten är förlagd till KTH med arbetsplats i Solna. Operations Office har en koordinerande roll i förhållande till SciLifeLabs Director och styrelse, där Executive Assistant är en viktig länk.

Som Executive Assistant stöttar du SciLifeLabs Director och koordinerar Director's forskningsåtaganden. Du kommer att arbeta i nära samarbete med ledningen och övrig personal på enheten för verksamhetsstöd och tillsammans kommer ni att ge ett kvalificerat och samordnat stöd till Director.

Huvudsakliga arbetsuppgifter:

• Samordna och stödja direktörens dagliga planering, inklusive ansvar för e-post, kalender, mötes- och reseplanering, samt kontinuerlig samordning och prioritering i hans schema
• Organisera och prioritera direktörens kommunikation; säkerställa sekretess för känslig och personlig information.
• Upprätta och upprätthålla ett projekt- och uppgiftsspårningssystem, inklusive mottagning, granskning, loggning och delegering av uppgifter och dokument samt upprätthållande av ett uppföljnings- och återställningssystem.
• Meddela Director om viktig, känslig och tidskritisk information och uppföljningsåtgärder.
• Kontinuerligt utveckla och upprätthålla processer för att underlätta effektiv planering av Directors åtaganden; interagera med andra administrativa och forskningsrelaterade strukturer inom SciLifeLab, dess grundande universitet och andra nationella infrastrukturaktiviteter i Sverige.
• Ge administrativ rådgivning till Director, noggrant kontrollera och godkänna utgående korrespondens som lämnats in för Directors underskrift; och utföra andra uppgifter som kan tilldelas.
• Förbereda och ta emot besökande delegationer
• Förbereda powerpoint-presentationer för Director tillsammans med kommunikationsteamet

Vi erbjuder

• En position vid ett ledande tekniskt universitet
• En tjänst vid SciLifeLab som möjliggör forskning med stark samhällspåverkan inom hälsa och miljö
• Engagerade och ambitiösa kollegor och en kreativ, internationell och dynamisk miljö
• Stort personligt ansvar och självständighet i din yrkesroll

Läs mer om hur det är att arbeta på KTH samt våra förmåner.

Kvalifikationer

 Krav

• Gedigen erfarenhet av assistentarbete på ledningsnivå
• Universitetsexamen eller motsvarande utbildning som arbetsgivaren bedömer som relevant
• Dokumenterad organisations- och samordningsförmåga
• Mycket goda administrativa färdigheter och erfarenhet av olika administrativa stödsystem
• Goda datakunskaper och färdigheter i Microsoft Office (inklusive Excel) och förmåga att ta till sig nya digitala verktyg.
• Förmåga att uttrycka dig flytande på engelska i tal och skrift.
• Mycket god förmåga att uttrycka dig på svenska eller förmåga och vilja att snabbt lära dig svenska.

Personliga egenskaper

Rollen som en erfaren Executive Assistant kräver hög grad av flexibilitet, lyhördhet,  gott omdöme och kommunikationsförmåga. Du har utmärkta sekreterar-, administratörs- och organisationsfärdigheter och mycket hög grad av integritet och pålitlighet. I en mångkulturell miljö behandlar du alla på ett vänligt, respektfullt och professionellt sätt och är serviceinriktad, proaktiv, noggrann och hittar snabbt lösningar på frågor och problem. Du tycker om att hantera flera uppgifter parallellt och att arbeta självständigt, effektivt och strukturerat. Rollen kräver en hög grad av personlig mognad, förtroende samt professionell integritet och sekretess.

Meriterande

• Erfarenhet av administrativt arbete och ledarskap på hög nivå internationell nivå i en forskningsorganisation eller akademisk miljö
• Erfarenhet av att arbeta i Google Workspace

Vi kommer att lägga stor vikt vid personliga egenskaper.

Fackliga representanter

Kontaktuppgifter till fackliga representanter.

Ansökan

Du ansöker via KTH:s rekryteringssystem. Du som sökande har huvudansvaret för att din ansökan är komplett när den skickas in. Ansökan ska vara KTH tillhanda senast sista ansökningsdagen vid midnatt, CET/CEST (CentralEuropean Time/Central European Summer Time).

Om anställningen 

Anställningen gäller tillsvidare enligt avtal.
Anställningen inleds med sex månaders provanställning.

Övrigt

Strävan efter jämställdhet, mångfald och lika villkor är både en kvalitetsfråga och en självklar del av KTH:s värdegrund.

Tester kan komma att tillämpas i denna rekryteringsprocess.

För information om behandling av personuppgifter i samband med rekrytering.

Det kan förekomma att en anställning hos KTH är placerad i säkerhetsklass. Om så är fallet för just denna anställning görs en säkerhetsprövning av sökande i enlighet med säkerhetsskyddslagen (2018:585) efter samtycke. I dessa fall är en förutsättning för anställning att sökande blir godkänd efter säkerhetsprövning.

Vi undanber oss direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av platsannonser.